Import maintenances for AURA reporting

Maintenance is subject to the property unit, building and group. When importing maintenance, remember to include them in a separate sheet, where they are tied to a unit, building or group by the corresponding ID. Certain headers are mandatory in order to import maintenance, but additional details can also be imported by optional headers.

If property id, date, and type are imported via Excel, but the corresponding values are already in the database, the existing maintenance is updated.

There can be only one maintenance per type per day (f.ex. you can’t have “Administration 2023-01-01” maintenance for the same property twice) when updated with Excel import. This will not cause error right now, but SkenarioLabs team is looking into issue!

Mandatory headers

Column title	Description	Allowed values

Column title	Description	Allowed values
Entity ID	An entity ID of the corresponding entity type subject to the maintenance	String
Entity Type	Type of entity	PROPERTY_UNIT, PROPERTY_BUILDING, PROPERTY_GROUP
Maintenance cost	Cost of the maintenance	Number
Maintenance date	Date of a maintenance	Date Format: 2019-12-06
Maintenance type	Type of maintenance	Ylläpitokustannukset Hallinto Henkilöstökulut Asiantuntijapalvelut Toimistopalvelut Työvoiman vuokraus Posti- ja kuriiripalvelut Matkustus- ja kuljetuspalvelut Rahoitus- ja pankkipalvelut Painatukset, ilmoitukset ja markkinointi Majoitus- ja ravitsemispalvelut Koulutus- ja kulttuuripalvelut Aktivoidut palvelujen ostot Käyttö ja huolto Rakennusten ja alueiden rakentamis- ja kunnossapitopalvelut Koneiden, kaluston ja laitteiden rakentamis- ja kunnossapitopalvelut ICT-palvelut Poltto- ja voiteluaineet Ulkoalueiden hoito Siivous Puhtaanapito- ja pesulapalvelut Puhdistusaineet ja -tarvikkeet Lämmitys Vesi ja jätevesi Vesi Sähkö Sähkö ja kaasu Jätehuolto Jätevero Vahinkovakuutukset Vakuutukset Vuokrat Maa- ja vesialueiden vuokrat Rakennusten ja huoneistojen vuokrat Koneiden ja laitteiden vuokrat Muut vuokrat Aktivoidut vuokrakulut Kiinteistövero Muut välilliset ja välittömät verot Muut hoitokulut Toimisto- ja koulutarvikkeet Kirjallisuus Vaatteisto Kalusto Lääkkeet Hoitotarvikkeet Elintarvikkeet Muut palvelut Muu materiaali Muut toimintakulut Aktivoidut muut kulut Satunnaiset kulut Korjaukset Rakennusmateriaali Valmistus omaan käyttöön Pääomakustannukset Korkokulut Muut rahoituskulut Poistot ja arvonalentumiset Tulot Pääomavuokratulot Ylläpitovuokratulot

Attempting to import maintenance with an incompatible part will raise an error and the row will not be saved in the system.

Optional headers

Column title	Description	Allowed values

Column title

Description

Allowed values

Maintenance description

Free description

String

Portfolio id

The id of the portfolio where the building should be imported.

If the portfolio id is set Organization key header became mandatory otherwise row will be skipped.

The portfolio id should exist within the organization used as organization key and user should be a part of the organization too otherwise row will be skipped.

Integer

Organization key

The key of the organization where the building should be imported.

If the Organization key is set Portfolio id header became mandatory otherwise row will be skipped.

The Organization key should exist as parent/child organization and user should be a part of the organization too otherwise row will be skipped.

Text